Eure Erfahrungen mit Outlook im Büro und typische Postfachgrößen

adhome

Bekanntes Mitglied
Hallo,

wir sind eine kleine Firma und der Cheff scheint von bestimmten Stellen drauf gedrenkt zu werden Outlook/Exchange zu verwenden statt alternativen.
Wie sind eure Erfahrungen zu der Software?
Hat wer mehr als 2 Million Emails (~200GB) und kommt damit klar?
Welche Postfachgrößen sind bei euch erlaubt?
Gibt es negatives zu berichten?
Vielleicht auch was übers aktuelle Office negatives?

Als einzigen Punkt hab ich bisher die Sicherheitsschwachstellen von Exchange. Angriffsziel Nr1
Und die Abhängigkeit. Die scheint aber egal zu sein.... Genauso der Preis.

Letzte Tests mit Outlook hatten schon bei 10GB Postfach zu Datenverlusten geführt. Wurde das besser?
(Alles IMAP natürlich)

Danke (;
 
Zuletzt bearbeitet:

dr_tommi

alter Oldie
Hallo,
wir sind eine kleine Firma und der Cheff scheint von bestimmten Stellen drauf gedrenkt zu werden Office 360 und Outlook/Exchange zu verwenden statt alternativen.
Wie sind eure Erfahrungen zu der Software?
Gar keine zu Office 360, denn wir setzten Office365 ein.
Hat wer mehr als 2 Million Emails (~200GB) und kommt damit klar?
Nein, warum auch. Wer solche Menge Mails im Postfach hat, hat keine Ahnung von effektivem Arbeiten.
Dafür gibt es Archive.
Welche Postfachgrößen sind bei euch erlaubt?
99 GB Standard bei unseren Office365-Postffächern und dazu noch 1 TB im Archiv.
Im aktuellen Postfach sind maximal das aktuelle und das vergangene Jahr, der Rest geht automatisch ins Archiv.
Als wir noch mit klassischen Exchange-Servern gearbeitet haben, hatten wir am Anfang 2 GB und dann später 4 GB erlaubte Postfachgröße
Gibt es negatives zu berichten?
Nee, außer den Punkten die du auch schon unter angeführt hast.
Vielleicht auch was über Office360 negatives?
Über Office 360 ist nichts negatives bekannt, Office365 hat ein paar Einschränkungen und kostet Geld.

Als einzigen Punkt hab ich bisher die Sicherheitsschwachstellen von Exchange. Angriffsziel Nr1
Und die Abhängigkeit. Die scheint aber egal zu sein.... Genauso der Preis.
Das sind ja gleich 3. ;-)
Letzte Tests mit Outlook hatten schon bei 10GB Postfach zu Datenverlusten geführt. Wurde das besser?
(Alles IMAP natürlich)
Wann war das denn?
Und was bedeutet "Datenverlust"?
 

adhome

Bekanntes Mitglied
Danke für den Hinweis. Habs nochmals konkretisiert. Wollte nicht auf eine spezielle Version raus.
Mit Datenverlust meinte ich eher ne Asynchronität zwischen echten IMAP Postfach, und was angezeigt wird durch den offline Cache.
Zusätzlich, dass die lokale pst Datei dauernd defekt war und neu aufgebaut werden musste.
2 Jahre Archiv ist nichts. Manche haben 10-15 Jahre an Lagerung liegen....
Also müsste man denen sagen: Suchen und finden nur in 2 Jahren.
Oder hat man auch direkten einfachen Zugriff auf das Archiv als ob es das Hauptpostfach ist?
Es gibt Leut, die haben 200-500 Folder, wo sie alles einsortieren und verweisen. Jedes Land extra. Dann jede Firmenname nach Buchstabe...
Das abgleichen hat Outlook damals auch in die Knie gezwungen..
 

dr_tommi

alter Oldie
Danke für den Hinweis. Habs nochmals konkretisiert. Wollte nicht auf eine spezielle Version raus.
Es ist schon ein Unterschied ob man Office365 verwendet oder einen oder mehrere Exchange-Server betreiben will.
Und für eine kleine Firma lohnt sich meiste der Verwaltungsaufwand eines eigenen Servers nicht wirklich, von den Kosten der Software mal abgesehen.
Mit Datenverlust meinte ich eher ne Asynchronität zwischen echten IMAP Postfach, und was angezeigt wird durch den offline Cache.
Zusätzlich, dass die lokale pst Datei dauernd defekt war und neu aufgebaut werden musste.
Kein Wunder bei solchen Postfachgrößen. ;-)
2 Jahre Archiv ist nichts. Manche haben 10-15 Jahre an Lagerung liegen....
Also müsste man denen sagen: Suchen und finden nur in 2 Jahren.
Genau. Im Archiv, aber nicht im Postfach.

Oder hat man auch direkten einfachen Zugriff auf das Archiv als ob es das Hauptpostfach ist?
Nicht direkt, aber das ist bei den älteren Daten auch meistens nicht notwendig.
Es gibt Leut, die haben 200-500 Folder, wo sie alles einsortieren und verweisen. Jedes Land extra. Dann jede Firmenname nach Buchstabe...
Das abgleichen hat Outlook damals auch in die Knie gezwungen..
Große Dateien kann schon Windows nicht verarbeiten, was soll Outlook da machen.
 

DrSnuggles

Bekanntes Mitglied
200 GB Postfach kannst du vergessen.
Wir haben ein 5 GB Limit und Outlook spackt nur rum.

Windows hat kein Problem mit großen Dateien, nur Outlook
 

Joshua

Gott sei Dank Atheist
Aus meiner Sicht und Erfahrung sollte man sich im Unternehmensumfeld auch Gedanken über die eigenen Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der E-Mail-Kommunikation machen. Alles was man geschäftlichen Vorgängen zuordnen kann, gehört eigentlich nicht in ein persönliches E-Mail-Postfach. Was, wenn Mitarbeitende krank werden oder (unerwartet) ausscheiden und man Zugriff auf Nachrichten oder darin enthaltene Dokumente benötigt. Wie archiviert man Vorgänge oder Projekte, wenn Informationen in persönlichen E-Mail-Postfächern gespeichert sind? Wie verhindert man unnötige Redundanzen oder sogar inkonsistente Informationsstände? Wenn man darauf Antworten findet, führt das oft dazu, dass man gar keine großen Postfächer braucht bzw. will. Das muss nicht immer zutreffen, aber ich sehe es dann oft so.
 

SkAvEnGeR

Master of Tools
Hm, wir haben das in kleinen und mittelständischen Unternehmen immer wie folgt gelöst

Outlook Postfach User 2GB, Chef 5GB (vollkommen egal ob nun Exchange oder nicht)
Abruf per IMAP
lokaler Mailstore Server (alternativ auch gehostet)
Mailstore prüft periodisch die Postfächer, alle Mails die älter sind als Datum X werden automatisch archiviert und 1 Tag später aus dem Postfach gelöscht
für Outlook gibts ein PlugIn mit dem jeder User Zugriff auf das bzw. sein Mailstore-Archiv hat
dieser Zugriff lässt sich auch regeln/einschränken

Vorteile:
keine überfüllten Postfächer
keine riesigen Datenmengen, die das Netzwerk belasten
daher schnelles Outlook
nie wieder verlorene Mails
rechtskonforme Sicherung/Archivierung der Mails
 

VanFlusen

Bekanntes Mitglied
Es sollte nicht unerwähnt bleiben, dass in Unternehmen für einen Teil der E-Mails, eine Aufbewahrungspflicht (Rechtssichere E-Mail Archivierung) besteht.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Mails ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese wiederum referenzieren insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Abhängig vom Unternehmen, der Branche und weiteren Faktoren können zudem noch spezifischere Gesetze greifen.

Aus den gesetzlichen Vorgaben ergibt sich, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind
(§ 257 HGB/§140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren muss.

Während viele E-Mails aufgrund gesetzlicher Vorgaben archiviert werden müssen, gibt es einige E-Mails, die auf keinen Fall archiviert werden dürfen. Im Mittelpunkt stehen hier private Mails von Mitarbeitern. Falls Mitarbeiter der Mail Archivierung nicht explizit zugestimmt haben, ist eine Aufbewahrung unzulässig. Genauso unzulässig ist die Archivierung von Bewerberdaten. In beiden Fällen gibt es jedoch Ansätze mit den besonderen Anforderungen umzugehen. So kann eine Betriebsvereinbarung die private Nutzung des Mail-Kontos gänzlich verbieten oder die Konfiguration der Archivierungssoftware so gestaltet werden, dass betroffene E-Mails von der Archivierung ausgeschlossen werden.

 
Zuletzt bearbeitet:

Bestatter

Schwarzfahrer
Ich habe mal eine Verständnisfrage, da ich noch nie im Kontext meiner Konten oder von mir betreuter Mailkonten mit Outlook oder Exchange zu tun hatte:
Wenn aktuelle Outlook- oder Exchange-Versionen schon bei kleinen Konten unter 5GB solche Probleme machen, warum ist das so verbreitet?
Ich meine die Frage ausdrücklich nicht provokativ!

In der Firma setze ich auf Linux-Mailserver, Thunderbird und IMAP und aktuell diverse Projekt-Konten mit >> 50GB laufen sehr geschmeidig.
Archiviert werden nur komplett abgeschlossene Projekte und die hatten zum Schluss auch schon mal 120GB.
An Kleinigkeiten zickt/nervt natürlich auch Thunderbird, wie z.B. fehlende Add-On-Updates bei TB-Major-Updates oder ausbleibende Benachrichtigungen bei neuen Mails in Nebenordnern ab der 3. Ordnerebene.
Aber es läuft gefühlt deutlich runder, als das was Ihr hier so beschreibt.
 

DrSnuggles

Bekanntes Mitglied
Notes ist die einzige Groupware vor 3 Jahren vom Funktionsumfang mithalten konnte.

Es gibt einfach nichts anderes, was alles das kann:
-Mails
-Kalendar/Kalendarsharing
-Aufgabenverwaltung
-Abwesenheitsnotiz intern/extern
-Vertreterregelung
-Teamsintegration
-Webmail
-Intunesanbindung für Mobile
-Funktionalmailboxes
-Verzögerter Versand
-Makroprogrammierung

Wir nutzen alles davon in der Firma
 

SkAvEnGeR

Master of Tools
ja klar - Lotus Notes ... und gleich kommt einer mit Tobit David oder zig anderen Alternativen zu Outlook um die Ecke :icon_tsts:
Das war aber gar nicht die Frage des TE
 

adhome

Bekanntes Mitglied
Nee.. lasst euch ruhig aus. Es ist alles interessant, wenn es um Outlook alternativen geht.
Eingesetzt wird im Moment Kerio mit Thunderbrid.
Thunderbrird hat in den letzten Updates massiv abgebaut und Weiterleitung von emails ist ein Glücksspiel. Meist fehlt der Inhalt. eml Anhänge werden auch anders behandelt und mancher Benutzer stürzt die Software beim senden mal ab.
Thunderbrid ist dicht davor ersetzt zu werden. Noch halte ich aber dafür, weils halt so genial mit großen IMAP Konten umgehen kann.

@Bestatter: Vielleicht liegt das Problem beim Abonieren. Jedes Verzeichnis muss aboniert sein. Und wenn es extern angelegt wird, ist es meist nicht automatisch aboniert.
 

Bestatter

Schwarzfahrer
@adhome
Das Abonnieren erfolgt serverseitig per Skript. Das Problem ist hier Thunderbird, welches bestimmte Abfragen von "Nebenordnern" nur bis zu einer bestimmten Ebene zulässt.
Bei uns läuft Thunderbird zum Glück stabil ohne die von Dir genannten Probleme. Wegen der geskripteten prefs.js könnten wir auch auf keinen anderen Client umsteigen.

@all
Mein Frage zu Outlook & Exchange in #10 war ernst gemeint.
Ich bin bislang davon ausgegangen, dass die Mails - wie bei IMAP - auf dem Server liegen und die Clients nur das Inhaltsverzeichnis der Mails lokal gespeichert haben.
Die immer wieder gelesenen Probleme mit Postfächern über X GB können sich doch nicht auf die Clients beziehen, da der Index nie in die Nähe von GB kommt.
Und der Haupt-Posteingang in großen Firmen mit Exchange ist doch sicher im min. dreistelligen GB-Bereich!
 

adhome

Bekanntes Mitglied
Outlook Client hat glaube kein "thin" mode wie ne Webseite wo nur wenige Daten lokal vorliegen. Outlook muss das komplette Postfach als Cache lokal haben. Der Abgleich zwischen Cache und echtem IMAP Postfach war auch fehlerhaft (bzw. nicht vorhanden).
Interessant, ob das wenigstens mitlerweile besser geht.
 

DrSnuggles

Bekanntes Mitglied
@Bestatter

Outlook hält immer eine vollständige Kopie lokal.
Die Suche im Client kannst du total knicken, nur serverbasierte Suche funktioniert.

PS: Exchange mit ~200.000 Postfächern ...
 

Bestatter

Schwarzfahrer
@adhome und @DrSnuggles
Danke! Also quasi permanent synchronisiertes POP.
Dann liegen die immer wieder gelesenen Probleme am Speichern aller Mails in eine PST-/OST-Datei.

Bei Thunderbird kann ich genau einstellen, was vom IMAP-Server lokal in einer Dateistruktur im MBOX-Format abgelegt wird.
Bei PCs im LAN ist das gar nichts - bis auf den vollen Index natürlich.
Auf Laptops nur Inbox, Drafts und Sent.
 

Dorwyn

Bekanntes Mitglied
Also 100+ GB große Postfächer können je nach Anwender doch ganz locker zustande kommen. Ich denke da bspw. an den Support-/Hotline- Mitarbeiter im Sondermaschinenbau. Bilder, Zeichnungen, Programmdateien, Datenbanksicherungen... die sind halt schneller per Mail beim Kunden oder vom Kunden beim Supporter als dem Maschinenbediener zu erklären wie ein Webspeicher funktioniert.

Dass Exchange / Outlook mit großen Postfächern Probleme hat, liegt auch schon viele Jahre zurück.

Und warum will jeder immer ein Exchange Postfach per IMAP anbinden?!

@DrSnuggles und @adhome
Wenn man den Exchange Cache Modus ausschaltet wird auch keine Kopie lokal gehalten. Ist aber keine Standardeinstellung.
 

chaospir8

★★★★★-Oldie
Vor ca. 15 Jahren waren es bei mir: 1 GB (wurde dann irgendwann auf 2 GB aufgestockt, weil es zu überlaufen drohte (trotz Aufräumen und Archivieren)
Vor fünf Jahren waren es: 5 GB und war ausreichend
Jetzt (O365): 25 GB, davon aber um die 19 GB frei
 

adhome

Bekanntes Mitglied
Ich gehe davon aus, dass die emails dann in der Cloud liegen?
Wie sieht es mit lokalen Server und Ablage aus? (Kein 365)
 

Dorwyn

Bekanntes Mitglied
In der Firma haben wir den Server on premise und eine Hybridstellung zur Cloud. Postfächer liegen lokal auf dem Server.
 
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